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Os Benefícios de um Escritório sem papel

Se alguma vez você já passou tempo demais caçando uma fatura no meio de uma pilha de papéis ou pesquisando arquivos em papel, pode ter desejado trabalhar em um escritório sem papel. Você não é o único.
Assim que os computadores começaram a aparecer nas mesas dos escritórios, há mais de 20 anos, a idéia de uma comunicação eletrônica e sem papel também surgiu. Mas apesar de todo o tempo que passou, a maioria dos negócios está longe de funcionar sem papel.

 

Benefícios de um escritório sem papel

 

Existem muitos benefícios no escritório sem papel, que vão além de simplesmente ter menos papel para lidar. Embora seja improvável ter um escritório completamente sem papel, a comunicação eletrônica e outros sistemas podem eliminar uma boa parte dele. Vamos dar uma olhada mais de perto em como isso beneficiou alguns negócios:

 

1. Custos reduzidos e um acesso mais rápido à informação. 

Não utilizar papel faz a empresa economizar em impressão, envio, compra de papel e espaço para armazenagem. E como os funcionários podem acessar os documentos eletrônicos mais rápido do que se estivessem em papel, eles conseguem quase instantaneamente atender às perguntas e solicitações dos clientes ou às suas próprias necessidades.

 

2. Mais espaço. 

Redução significativa da quantidade de armários nos setores da empresa. Menos transtornos na hora da mudança.

 

3. Segurança dos documentos e facilidade para compartilhar informações.

Guardar e encontrar documentos em papel consome muito tempo de trabalho. Mudar para um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos reduz o tempo para arquivar, encontrar e aumenta a segurança dos dados. A proteção com senhas em níveis diferentes limita o acesso dos funcionários às informações. É possível também enviar cópias eletrônicas dos arquivos para qualquer parte do mundo.

 

4. Habilidade para lidar com o crescimento da empresa.

Empresas em constante crescimento tendem a aumentar o número dos seus funcionários, consequentemente cresce o uso de papéis anexados às inúmeras fichas de controle do seu pessoal. Com essas informações armazenadas eletronicamente, o departamento de recursos humanos é capaz de gerenciar centenas ou milhares de funcionários sem precisar de espaço adicional.

 

5. Acesso em qualquer lugar.

Documentos armazenados eletronicamente são facilmente acessados de qualquer lugar e a qualquer momento.

 

6. Menos papel é recebido. 

Em casos de empresas que precisam aceitar fax de seus clientes, caso contrário podem perder vendas, utiliza-se um fax eletrônico para interceptar esses fax, transformá-los em documentos eletrônicos e impedir que entrem na empresa em forma de papel.

 

7. Menos papéis temporários. 

Já existem sistemas onde não só os registros são eletrônicos. Em consultórios médicos, por exemplo, a chegada de um paciente pode ser monitorada apenas digitando seu nome no computador da sala de espera. Em seguida o paciente coloca um dedo sobre um leitor de impressões digitais biométrico. A chegada é enviada para os computadores do consultório, marcada com cores diferentes para mostrar se o paciente chegou adiantado, na hora certa ou atrasado.

 

8. Menos papéis são enviados.

Documentos são arquivados eletronicamente e transformados em PDF, que podem ser entregues aos clientes em CD, pendrive ou até por e-mail.

 

Com um passo de cada vez, deixar o escritório com menos papéis não precisa ser complicado. Entre em contato conosco e conheça os passos para iniciar esse processo. Você verá que o resultado final, compensa!

Fonte:
Digitalis Consult | Notícias